商用英文寫作的5個原則與10個技巧

更新時間：2023/12/21

在商業領域中，歐美經常使用郵件往來溝通。良好的商業英文寫作能力能為你的職場表現大大地加分。

不過對很多台灣人來說，英文寫作常常是聽、說、讀、寫中，進步速度最慢，也最不擅長的科目。箇中原因，不外乎是缺少正確的訓練。

商用英文與一般寫作要求不同，商用寫作更要求「簡潔」和「明確」，同時要注意商場上的規則，因此有自己獨特的寫作方式。

這篇文章會介紹商業英文寫作的5個原則與10個技巧，只要掌握這些準則，寫郵件的時候就能避免冒犯對方，並提升溝通效率。

商用英文寫作

文章目錄

5個原則
10個技巧

商用英文寫作的5個原則

明確的目的

所有的商務書信都必須具有明確的目的性，要讓收件者在第一時間了解你信件的內容。

商務書信是達成協議、核定契約、談判、會議邀請…等事務的必要媒介，因此收件人必須能夠明確掌握信件的目的，寫信的時候要在信件主旨、信件開頭就寫出自己的目的，方便收件者因應信件主題做出合適的反應，減少因為模糊的用詞而導致的溝通不良。

簡單明瞭

除了商場上必要的禮節性問候之外，簡單、直接地把重點寫出來就好，不要花太多篇幅去鋪墊情節、使用複雜的文法詞彙。

商用英文寫作應該秉持內容簡單明瞭的原則，能夠長話短說就長話短說，能羅列出重點、條列式寫出重點最好。過於冗長的內容會消磨收信者的耐性，太多不必要的篇幅也會使人抓不住重點，導致浪費時間。

根據收件人的身分使用適當的稱謂、用字

在商業場合中，需要根據對話對象的職位來挑選合適的稱呼，也要根據對方的身分與場合選擇使用正式或非正式用語。

如果在不對的場合使用了不正確的稱謂、用字，就很可能得罪重要的合作夥伴或客戶，使公司蒙受重大損失。所以在挑選用字的時候一定對收件人的身分有清晰的了解。

正確性

要記住商務書信是「正式文章」，要嚴謹一點。

商業書信的收件者往往是同事、上司、客戶、合作夥伴、廠商…等等，不是自己的親朋好友，除了避免使用太隨意的口吻用字之外，要注意單字拼寫、文法是否正確，避免使用不完整的結構、太過口語化、俚語俗語等等。

注意格式

商務文書分為計畫提案、合約、電子郵件等種類，每一種文書使用的標準格式都不同說，不同的公司或國家可能會有差異。

一般來說，依照一般標準格式書寫是最保險，也不會出差錯的方法。

如果事先了解公司的固定格式，就依照格式寫作，這樣不會出錯。

商業英文寫作的10個技巧

掌握基本的英文寫作原則之後，針對商業英語寫作也有很多技巧值得學習。

再次強調，在商業往來的場合中，簡單明確才有利於彼此溝通的效率，這是最重要的原則，在商業英文寫作中也一樣。

這裡會提供十個寫作技巧，會涉及用字的選擇、文法以及基於實務經驗給出的建議，幫助大家能將這些技巧運用在實際生活中。

用詞簡單

滿多人會認為使用困難的詞彙寫作能夠展現高超的英文寫作能力，但是在商業書寫中，你會發現「用字準確」比用複雜的字要來得更好。要記住商務書信不是文學寫作，用詞簡單，能清楚傳達意思就好。

如果同樣的事物有簡單的說法，那麼就使用簡單的說法，比如：utilize → use。

避免使用譬喻

盡量避免使用非英語的外語語句，即便你再想展現自己高超的文學水準，也不要突然冒出一句拉丁文銘言。

商務書信的基本原則是簡單、明確，用最簡單的句子傳達清楚的資訊。使用慣用語、俚語可能造成誤解。

描寫要具體

敘事的時候提供細節，減少空泛且模糊的形容詞。

比起說「目前狀況」，用「公司的財政困難」更能讓收件者了解具體情況，進而做出合適的判斷。

使用主動語態

比起被動語態，使用主動語態能讓讀者更容易閱讀。

比如：The meeting was led by Mary. → Mary led the meeting.

主動詞單複數相符

雖然是基本的文法，不過還是要注意不能粗心泛這種初級的錯誤。

注意句子中的主詞是單數名詞的話，動詞要加上 s，主詞是複數名詞的話不加 s。

要注意的是，商業書信常使用 everybody, everyone, nobody, someone, each, either, neither 為主詞，這些都被視作單數，動詞要加上 s 。

比如：Everyone knows where it is.

Affect or Effect?

Affect 跟 effect 在商務書信中都很常見。

Affect 是一個動詞，表示「影響或導致某人或某事改變」，而 Effect 是名詞，意味著「影響的結果」。

使用的時候要小心，不要將他們搞混了。

例如：

New technologies continue to affect how we live.
The pollution in the city had a bad effect on me.

引號要正確使用

英文句子中出現引號 “ ” 時，句尾的句號跟逗號要放在引號之中。

這是很多人常常會犯的錯誤，雖然犯錯不影響語意，但是會顯得你很不專業，千萬要注意。

例如：Our boss said, “The interns will proof every brief twice.”

日期的寫法

美國習慣將日期寫為日→月→年，也就是日期小的先寫，與台灣人習慣年→月→日，從日期大的先寫剛好相反。

尤其是如果只寫月份跟日期，前後順序不同的話容易造成誤會。

比如：

7/11 對台灣人來說是七月十一日，但在美國人看來是十一月七日，這一差就差好幾個月。所以在寫日期的時候要小心前後順序，最好再與對方確認一次雙方的理解都沒有錯，這樣更保險。

時間的寫法

常見的時間寫法有兩種：

一種是 12 小時制，如「3:00 P.M.」
另一種 24 小時制，如「15:00」

在國際商務領域中，用 24 小時制可以避免讀者混淆，更清楚地傳達訊息。而且與他國人士溝通時最好將時區一併標註在信中，且不要在正式文書中使用 o’clock。

另外，想表示中午 12 點的話可以直接使用「noon」就好，比如：The meeting is at noon.

代名詞的性別意識

近年來由於多元性別認同的議題受到重視，在稱呼收件人的時候不妨使用較為中性的「you, person, user」來代替「she, he」。

尤其是歐美國家特別在意多元性別認同，所以出於尊重與避免冒犯對方，在挑選代名詞的時候不要妄下定論，使用中性詞彙是保險又不出錯的好方法。